In einer zunehmend globalisierten Welt spielen internationale Dokumente im privaten und geschäftlichen Leben eine wesentliche Rolle. Die Echtheit und Anerkennung dieser Dokumente über nationale Grenzen hinweg erfordern oft spezielle Verfahren, wie die Apostille und die Überbeglaubigung.
Was ist eine Apostille?
Die Apostille, auch bekannt als Haager Apostille, ist eine spezielle Beglaubigungsform, die durch das „Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961“ (kurz: Haager Beglaubigungsübereinkommen) im Zuge der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht eingeführt wurde. Es erleichtert die Anerkennung von Dokumenten zwischen den Vertragsstaaten des multilateralen Haager Beglaubigungsübereinkommens. Durch die mit diesem Übereinkommen einhergehende Vereinfachung des Rechtsverkehrs können internationale Rechtswege rasch und unbürokratisch erledigt werden. Mit einer Apostille wird bestätigt, dass ein Dokument von einer befugten Behörde des Staates, in dem es ausgestellt wurde, verifiziert wurde. Sie dient dazu, die Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls das Siegel oder den Stempel, mit dem die Urkunde unter Umständen versehen ist, zu bestätigen. Diese Beglaubigung erfolgt entweder als Stempel oder durch einen standardisierten Anhang, der an das Dokument geheftet wird. Sie enthält Informationen wie das Land, das die Apostille ausstellt, den Namen des Unterzeichners des Dokuments, die Stellung des Unterzeichners, Angaben zur Behörde, die das Dokument ausgestellt hat, sowie das Datum und den Ort der Apostille.
Was ist eine Überbeglaubigung?
Ist das Zielland nicht Mitglied des „Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961“ oder wurde kein anderes bilaterales/multilaterales Abkommen über den untereinander stattfindenden Rechtsverkehr mit Urkunden getroffen, kommt das Verfahren der Überbeglaubigung zur Anwendung. Die Überbeglaubigung, auch als diplomatische Beglaubigung oder Legalisation (früher auch als Legalisierung) bekannt, ist ein komplexes, mehrstufiges Verfahren, bei dem die Echtheit einer Unterschrift, eines Stempels oder Siegels auf einem offiziellen Dokument durch eine zuständige Behörde bestätigt wird, um im Ausland anerkannt zu werden. Letztlich wird damit auch der Aussteller der Urkunde bestätigt. Dies ist besonders für internationale Rechtsgeschäfte von Bedeutung, um sicherzustellen, dass Dokumente in einem anderen Land als gültig und echt anerkannt werden. Der Prozess der Überbeglaubigung umfasst oft mehrere Schritte. Zunächst bestätigt ein Notar die Echtheit des Dokuments oder einer Unterschrift. Danach folgt die Beglaubigung durch eine zuständige Behörde, welche die Echtheit der notariellen Beglaubigung bestätigt. Das Außenministerium des Ursprungslandes bestätigt in Folge die Echtheit der vorherigen Beglaubigungsschritte. Schließlich wird das Dokument von der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes, also des Landes, in dem das Dokument verwendet werden soll, legalisiert.
Unterschied zwischen Überbeglaubigung und Apostille
Der Hauptunterschied zwischen Überbeglaubigung und Apostille liegt im Anwendungsbereich und im Prozess:
- Apostille: Gilt für die Länder, die das Haager Übereinkommen unterzeichnet haben. Sie ist ein einfaches, einheitliches Verfahren, das die Anerkennung von Dokumenten im Ausland erleichtert. Im Gegensatz zur Überbeglaubigung umfasst sie nur einen Schritt, die Notwendigkeit weiterer Legalisierungsschritte (wie beispielsweise durch Botschaften oder Konsulate) wird überflüssig, wodurch der internationale Rechtsverkehr erheblich vereinfacht wird.
- Überbeglaubigung: Wird für Länder verwendet, die nicht Teil des Haager Übereinkommens sind. Sie erfordert oft mehrere Stufen der Beglaubigung durch verschiedene Behörden, wie beispielsweise Botschaften oder Konsulate.
Der Prozess der Überbeglaubigung und Apostille
- Apostille: Der Prozess umfasst die Beglaubigung durch eine zuständige Behörde, die die Echtheit des Dokuments bestätigt und eine Apostille hinzufügt. Dies ist in der Regel eine einfache und schnelle Prozedur.
- Überbeglaubigung* Hierbei kann der Prozess komplexer sein und mehrere Schritte erfordern. Zunächst wird das Dokument von einer lokalen Behörde beglaubigt, dann von einer höheren staatlichen Behörde (wie beispielsweise einem Ministerium) und schließlich durch das Konsulat oder die Botschaft des Ziellandes.
Warum sind diese Verfahren wichtig?
Diese Verfahren sind entscheidend, um die Rechtmäßigkeit und Anerkennung von Dokumenten im internationalen Rechtsverkehr sicherzustellen. Ohne eine entsprechende Beglaubigung könnten Dokumente im Ausland nicht anerkannt werden, was zu erheblichen rechtlichen und administrativen Problemen führen kann.
FAQs zu Überbeglaubigung und Apostille
Was ist der Unterschied zwischen einer Apostille und einer Überbeglaubigung?
Eine Apostille ist ein vereinfachtes Beglaubigungsverfahren für Länder, die das Haager Übereinkommen von 1961 unterzeichnet haben.
Eine Überbeglaubigung ist ein komplexeres Verfahren für Länder, die nicht Teil des Übereinkommens sind und mehrere Stufen der Beglaubigung erfordern.
Welche Dokumente benötigen eine Apostille oder Überbeglaubigung?
Typischerweise benötigen offizielle Dokumente wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Scheidungsurteile, Schul- und Universitätszeugnisse, Firmenbuchauszüge sowie andere rechtliche Dokumente (zB Vollmachten), auf denen die Unterschrift der Partei(en) zu beglaubigen ist, eine Apostille oder Überbeglaubigung zur Verwendung in einem anderen Land als dem Land der Ausstellung.
Das Haager Beglaubigungsübereinkommen ist nur auf öffentliche Urkunden anzuwenden, von denen es in Artikel 1 Absatz 2 nicht erschöpfend vier Kategorien nennt:
- „Urkunden eines staatlichen Gerichtes oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, einschließlich der Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft oder einem Vertreter des öffentlichen Interesses, von einem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle oder von einem Gerichtsvollzieher ausgestellt sind;
- Urkunden der Verwaltungsbehörden;
- notarielle Urkunden;
- amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, wie zB Vermerke über Registrierung, Sichtvermerke zur Feststellung eines bestimmten Zeitpunktes und Beglaubigungen von Unterschriften.“
Was wird mit der Apostille bestätigt?
Mit der Apostille wird der Unterzeichner, dessen Eigenschaft und allenfalls ein Siegel oder Stempel bestätigt.
Wie lange dauert der Prozess der Überbeglaubigung oder Apostille?
Der Prozess kann je nach Land und zuständiger Behörde variieren.
Eine Apostille beim Landesgericht für Zivilrechtssachen (Justizpalast, Schmerlingplatz 10–11, 1010 Wien) kann in der Regel binnen 24 Stunden ausgestellt werden.
Bei jenen Fällen, wo mangels Anwendbarkeit des Haager Beglaubigungsübereinkommens beziehungsweise bilateraler Abkommen eine mehrstufige Überbeglaubigung erforderlich ist, kann diese aufgrund der notwendigen Schritte länger dauern, insbesondere da die einzelnen Botschaften unterschiedliche Bearbeitungszeiten benötigen.
Was kostet eine Apostille oder Überbeglaubigung?
Die Kosten variieren je nach Land und Art des Dokuments. In Österreich liegen die Gebühren für eine Apostille oder Beglaubigung der Unterschrift eines Gerichtsdolmetschers bei 15,00 beziehungsweise 64,00 Euro.
Die Kosten für eine Überbeglaubigung können deutlich höher sein, abhängig von den zusätzlichen Beglaubigungsschritten.
Woher weiß ich, ob ich eine Apostille oder eine Überbeglaubigung benötige?
Ob Sie eine Apostille oder eine Überbeglaubigung benötigen, hängt vom Zielland ab. Länder, die das Haager Übereinkommen unterzeichnet haben, akzeptieren Apostillen. Für alle anderen Länder ist eine Überbeglaubigung erforderlich. Informationen hierzu erhalten Sie oft bei der Botschaft oder dem Konsulat des Ziellandes. Mit einer Reihe von Ländern gibt es bilaterale Übereinkommen, welche die Befreiung auch von der Apostille vorsehen.
Wer stellt in Österreich eine Apostille aus?
Die Apostille wird in Österreich je nachdem welche Behörde die betreffende Urkunde ausgestellt hat, durch das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (Legalisierungsbüro), die Präsidenten der mit Zivilrechtssachen befassten erstinstanzlichen Gerichtshöfe (Präsidium des Landesgerichtes), die Landeshauptmänner oder die Ämter der Landesregierungen (Beglaubigungsstelle) ausgestellt.
Für Urkunden, die von einem Gericht (ausgenommen Verwaltungsgericht, Verwaltungsgerichtshof, Verfassungsgerichtshof, Oberster Gerichtshof (OGH) und Kartellobergericht beim OGH, Oberste Rückstellungskommission beim OGH oder Oberste Rückgabekommission beim OGH), von einer staatsanwaltschaftlichen Behörde, von einem Notar, von einer Notariatskammer oder von einer Rechtsanwaltskammer ausgestellt worden sind, sind die Präsidenten der mit Zivilrechtssachen befassten Gerichtshöfe erster Instanz, in deren Sprengel die jeweilige Urkunde ausgestellt wurde, zuständig. In Wien muss man sich dafür somit an das Landesgericht für Zivilrechtssachen (Justizpalast, Schmerlingplatz 10–11, 1010 Wien) wenden.
Wer ist für Apostillen bei Unterschriftsbeglaubigungen oder beglaubigten Kopien zuständig?
Für Unterschriftsbeglaubigungen oder beglaubigte Kopien von Notaren aus Wien erhält man die Apostille beim Landesgericht für Zivilrechtssachen (Justizpalast, Schmerlingplatz 10–11, 1010 Wien). Es handelt sich dabei um eine Überbeglaubigung von notariell beglaubigten Urkunden für den internationalen Rechtsverkehr.
Wer ist für die Legalisierung (Überbeglaubigung) von Urkunden zuständig, wenn das Haager Beglaubigungsabkommen oder ein anderes bilaterales Abkommen nicht anwendbar ist?
Ist weder das Haager Beglaubigungsabkommen noch ein bilaterales Abkommen anwendbar, ist der Beglaubigungsweg für das Ausland etwas komplizierter:
Zunächst bestätigt der Notar die Echtheit der Unterschrift oder des Siegels. Dann muss vom Landesgericht für Zivilrechtssachen (in Wien: Justizpalast, Schmerlingplatz 10–11, 1010 Wien) eine Zwischenbeglaubigung eingeholt werden. Anschließend muss das Außenministerium die Urkunde ebenfalls mit einer Zwischenbeglaubigung versehen. Abschließend erteilt die Botschaft des Landes, in der die Urkunde verwendet werden soll (Zielland), die endgültige Überbeglaubigung.
Wie sieht ein Apostille-Stempel aus?
Eine Apostille ist ein viereckiger Stempel, der mindestens 9x9 cm groß ist. Er beinhaltet folgende Angaben:
- Bezeichnung „Apostille“ mit einem Verweis auf das Haager Übereinkommen von 1961 (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
- Name des ausstellenden Staates
- Name der Person, die das mit der Apostille beglaubigte Dokument unterzeichnet hat
- Amtsstellung (Eigenschaft) der Person, die das mit der Apostille beglaubigte Dokument unterzeichnet hat
- Bezeichnung der Behörde, die das Dokument ausgestellt hat
- Bezeichnung der Behörde, welche die Apostille ausstellt
- Stadt, in der die Apostille ausgestellt wird
- Datum der Apostille
- Nummer der Apostille
- Siegel oder Stempel der ausstellenden Behörde
- Unterschrift der Person, welche die Apostille ausstellt
Kann ich die Apostille oder Überbeglaubigung selbst beantragen?
Eine Apostille oder Überbeglaubigung kann entweder vom Inhaber der öffentlichen Urkunde (zB der Person, die sie im Ausland vorzulegen gedenkt), oder von der Person beantragt werden, die sie errichtet hat (zB vom Vertreter einer Behörde oder von einem Notar).
Sie können die Apostille oder Überbeglaubigung also grundsätzlich selbst bei den zuständigen Behörden beantragen. Der beglaubigende Notar kann die Einholung für Sie übernehmen, was insbesondere bei komplexeren Überbeglaubigungsprozessen hilfreich sein kann.
Für welches Land braucht man eine Apostille?
Für Länder, die das Haager Beglaubigungsübereinkommen unterzeichnet haben, benötigt man eine Apostille, es sei denn es gibt bilateral vereinbarte Ausnahmen. Hat Österreich gegen die Unterfertigung des Haager Beglaubigungsübereinkommens durch das Zielland Einspruch eingelegt oder ist das Zielland nicht Vertragsstaat des Haager Beglaubigungsübereinkommens, ist eine Überbeglaubigung erforderlich, die aus mehreren Beglaubigungsschritten besteht.
Brauche ich für jeden Vertragsstaat des Haager Beglaubigungsübereinkommens eine Apostille?
Nein. Es gibt Ausnahmen, auf die das Haager Beglaubigungsübereinkommen nicht anwendbar ist. Es gibt teilweise bilaterale Abkommen zwischen Österreich und dem jeweiligen Zielland, durch welche gar keine Beglaubigung notwendig ist und das Dokument im Zielland direkt im Rechtsverkehr verwendet werden kann.
Außerdem gibt es Vertragsstaaten des Haager Beglaubigungsübereinkommens, gegen deren Unterfertigung Österreich Einspruch eingelegt hat. Hier kommt der komplexere Prozess der Überbeglaubigung zur Anwendung. Die Länder, gegen deren Unterfertigung des Haager Beglaubigungsübereinkommens Österreich Einspruch eingelegt hat, sind aufgelistet in BGBl. Nr. 27/1968:
- Burundi
- Kirgistan
- Kosovo
- Mongolei
- Pakistan
- Senegal
- Tadschikistan
- Tunesien
- Usbekistan
Gibt es Staaten, für die weder eine Apostille noch eine Überbeglaubigung benötigt wird?
Ja. Für manche Staaten wird aufgrund bilateraler oder multilateraler Abkommen weder eine Apostille nach dem Haager Beglaubigungsübereinkommen vom 5. Oktober 1961 noch eine durch ein mehrstufiges Verfahren einzuholende Legalisation (Überbeglaubigung) benötigt. Bestimmte Urkunden können im jeweiligen Zielland direkt ohne weitere Schritte im Rechtsverkehr verwendet werden. Ob und für welche Urkunden eine solche Ausnahme besteht, kann den einzelnen Verträgen entnommen werden.
Brauche ich für EU-Länder eine Apostille oder eine Überbeglaubigung?
Gibt es keine bilateralen oder multilateralen Abkommen mit dem betreffenden EU-Mitgliedstaat oder ist die entsprechende Urkunde nicht durch eine EU-Verordnung von der Einholung einer Apostille oder Überbeglaubigung ausgenommen, dann benötige ich auch in einem EU-Mitgliedstaat eine Apostille beziehungsweise eine Überbeglaubigung.
Europäische Urkunden-VO:
Die Europäische Urkunden-VO regelt, dass bestimmte in EU-Mitgliedstaaten ausgestellte öffentliche Urkunden auch ohne Apostille in einem anderen EU-Mitgliedstaat als echt anerkannt werden müssen. (zB Geburtsurkunden, Urkunden über den Tod, Eheschließungen, Scheidung, Trennung, Auflösung oder Ungültigerklärung einer Ehe, Wohnsitz und/oder den Ort des gewöhnlichen Aufenthalts, Abstammung, Adoption sowie Vorstrafenfreiheit. Bei berechtigten Zweifeln an der Echtheit der ausländischen Urkunden, sehen Art 14 und 15 ein Überprüfungsverfahren vor.
EuGVVO 2012 (Brüssel Ia-VO):
Innerhalb des Anwendungsbereichs der EuGVVO 2012 (Brüssel Ia-VO) ist das Anerkennungsverfahren gänzlich abgeschafft. Für ab dem 10.01.2015 in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union ausgestellte Urkunden bedarf es weder der Legalisation (Überbeglaubigung) noch einer ähnlichen Förmlichkeit (Artikel 61). Die Urkunde muss allerdings Gegenstände betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich der EuGVVO fallen, also Zivil- und Handelssachen.
Art 2 lit c EuGVVO 2012 enthält eine Legaldefinition der „öffentlichen Urkunde“: es handelt sich demnach dabei um ein Schriftstück, das als öffentliche Urkunde im Ursprungsmitgliedstaat förmlich errichtet oder eingetragen worden ist und dessen Beweiskraft sich auf die Unterschrift und den Inhalt der öffentlichen Urkunde bezieht und durch die Behörde oder eine andere hierzu ermächtigte Stelle festgestellt worden ist. Die Beurkundung muss daher von einer Behörde vorgenommen worden sein und die Beurkundung muss sich auf den Inhalt und nicht bloß die Unterschrift beziehen.
Brauche ich auch für elektronisch signierte Dokumente eine Apostille?
Auch für elektronisch signierte Dokumente ist eine Apostille grundsätzlich möglich. Die Apostille muss hier allerdings in elektronischer und nicht in Papierform erfolgen. Es wurde durch das BGBl. Nr. 40/2017 das Apostillegesetz per 01.07.2017 die rechtliche Grundlage dafür geschaffen, die österreichischen Gerichte stellen aber derzeit noch keine elektronischen Apostillen aus.
Mit diesen Informationen sind Sie gut gerüstet, um Ihre Dokumente für den internationalen Gebrauch vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie im Ausland anerkannt werden.
Kann meine Apostille ablaufen?
Das Haager Beglaubigungsübereinkommen sieht für die Wirkungen einer Apostille keine zeitliche Begrenzung vor. Eine ordnungsgemäß ausgestellte Apostille ist so lange wirksam wie sie identifizierbar ist und der zugrunde liegenden öffentlichen Urkunde beigefügt bleibt. Ein Apostille kann also nicht allein wegen ihres Alters abgelehnt werden. Das hindert die Behörden des Ziellandes jedoch nicht daran, gemäß ihrem innerstaatlichen Recht Fristen für die Anerkennung der zugrunde liegenden öffentlichen Urkunde festzusetzen (zB indem sie verlangen, dass ein Strafregisterauszug innerhalb einer bestimmten Frist vor der Vorlage erstellt wird).